Accountor

Ajansäästöä ja huomattavia hyötyjä raportointiin

Accountor tarjoaa nykyaikaisia talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoratkaisuja ja ulkoistuspalveluita

Accountor on talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoratkaisuihin sekä ulkoistuspalveluihin erikoistunut konserni, jonka palveluksessa työskentelee 2350 asiantuntijaa seitsemässä eri maassa. Espoon pääkonttorin ja muiden Suomessa olevien toimipisteiden lisäksi konsernilla toimintaa on Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Hollannissa, Venäjällä ja Ukrainassa. Yhtiön toiminta-ajatuksena on auttaa asiakkaitaan hyödyntämään nykyaikaisen teknologian ja digitalisoinnin tarjoamia mahdollisuuksia päivittäisessä liiketoiminnassa. Konsernin liikevaihto vuonna 2019 oli 244 M€.

Excel vaihtui ZenTreasuryn alustaan

Tammikuussa 2019 kun standardi IFRS 16 Vuokrasopimukset tuli voimaan, Accountor- konsernissa tehtiin IFRS 16 -kirjaukset tilintarkastajan toimittamaan Excel-pohjaan. Exceliin oli kirjattu lähtötilannetta koskevat tiedot ja kuukausittainen data. Konsernin Financial Controller Elina Finnilä kertoo, että Excel toimi aluksi moitteetta, mutta sen käyttäminen kävi työlääksi, kun olemassa oleviin sopimuksiin tehtiin muutoksia tai pohjaan päivitettiin uusia vuokrasopimuksia. Excel-pohjassa oli myös korkeampi riski virheille tai kaavojen toiminnalle. ”Hyvin pian kävi ilmi, että sopimusten ylläpitoon tarvitaan oma ohjelmisto. Kartoitimme kolme eri vaihtoehtoa ja haastatteluiden jälkeen ZenTreasury valittiin yhteistyökumppaniksi. ZenTreasury toi turvan ja mielenrauhan IFRS 16 -raportointiin. Lisäksi pystyimme jakamaan raportointivastuun eri liiketoimintayksiköille ja työntekijöille. Palvelu oli myös tuttu konsernin talousjohtajan aiemmasta työpaikasta, joka suositteli alustaa meille.”

Valintakriteereinä käyttäjäystävällisyys, kustannustehokkuus ja yhteistyö

Elinä Finnilä toteaa, että ohjelmiston valintaan vaikuttivat tärkeimpinä tekijöinä implementoinnin nopeus, helppokäyttöinen asiakasnäkymä ja palvelun kilpailukykyinen hinnoittelu. ”Lisäksi saimme erinomaista asiakaspalvelua. Haasteena oli meidän monimutkainen raportointirakenne. ZenTreasuryn asiakaspalvelu teki lisätyötä jo olemassa olevien ominaisuuksien päälle, ja lopulta saimme kaikki tarvittavat tiedot oikeassa järjestyksessä meidän konsolidointijärjestelmäämme HFM:ään. Tämä oli meille välttämätöntä. Onneksi kaikki hoitui hienosti ja saimme selvitettyä haasteet. Hyvin ketterältä vaikuttaa ZenTreasury!”

Nopea käyttöönottoprosessi

Accountor ja ZenTreasury allekirjoittivat sopimuksen kesäkuun lopussa. Käyttöönottoprosessi oli nopeahko ja selkeä prosessi, sillä Accountorilla oli käytössä IFRS 16 -kirjaukset. Elina Finnilä kertoo, että aluksi aikaa vei palvelun varsinainen opettelu. ”Allekirjoitimme sopimuksen kesäkuun lopussa ja syyskuun IFRS 16 -kirjaukset raportoimme jo ZenTreasuryn avulla. Melko nopea implementointi siis ottaen huomioon vielä välissä olleen kesälomakauden!

Asiakaspalvelu pelasi mutkattomasti koko prosessin ajan, ja oli meille korvaamattomana apuna, että saimme raportoitua kaiken toiveidemme ja vaatimustemme mukaisesti.”

Finnilän mukaan yhteistyö ZenTreasuryn kanssa on varmistanut, että IFRS 16 -luvut ovat oikein ja laskenta toimii odotuksien mukaisesti. Lisäksi ZenTreasury on tuonut ajansäästöä usealla eri osa-alueella, sillä palveluun on helppo ja nopea syöttää tietoja sekä muutoksia. Lisäksi ZenTreasuryn kautta raportointivastuun jakaminen on vaivatonta myös kansainvälisesti. ”Liiketoimintayksiköt tekevät omansa ja Group Finance koordinoi. Pystymme luottamaan, että laskenta menee oikein ja saamme rahoille todella hyvää vastinetta”, Finnilä kertoo.

Lisäksi hän antaa vielä erityismaininnan asiakaspalvelusta. Yhteydenottoihin vastataan saman päivän aikana erittäin nopeasti. ”Silloinhan ei ole tarvetta olla yhteydessä, kun ei ole ongelmia. Keskimäärin kontaktoimme korkeintaan kerran kuukaudessa. Otimme aluksi useammin yhteyttä varmistaaksemme, että kirjaukset menevät oikein ja kun vielä opettelimme ohjelmiston käyttöä.”

ZenTreasury on vastannut odotuksia

Ohjelmisto on Elinä Finnilän mukaan vastannut odotuksia kustannustehokkuudesta ja kilpailukyvystä. ”Kaikki kolme teemaa toistuvat: palvelu, helppokäyttöinen ohjelmisto ja kustannustehokkuus. Olemme todella tyytyväisiä kaikkeen tähän asti.”

Photo by Laura Karppanen